ผู้ใช้หลายคนเมื่อเกิดอาการคอมพิวเตอร์ค้างหรือช้าลง มักจะมองข้ามสาเหตุที่เกิดจากโปรแกรมที่เราใช้งานเป็นประจำทุกวันและมีการเชื่อมต่อกับภายนอกอย่างเช่นอินเทอร์เน็ตหรืออีเมล์ และเอกสารหรือไฟล์สำคัญต่างๆ ในอีเมล์นี่แหละที่มีผลต่อการจัดเก็บข้อมูลของเราโดยตรง ยิ่งเรามองข้ามเรื่องการจัดระเบียบอีเมล์ วันดีคืนดีเราอาจจะต้องเสียอีเมล์ฉบับสำคัญหรือไฟล์ที่จำเป็นใช้งานไปโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หากเราไม่ให้ความสำคัญกับการจัดระเบียบอีเมล์เท่าที่ควร
ใน Outlook 2013 นอกเหนือจากการใช้งานในฟังก์ชั่นต่างๆ ทั้งเก่าใหม่ที่เราต้องเรึยนรู้แล้ว การแบ็คอัพข้อมูลสำคัญในอีเมล์ เช่น จำนวนการรับ-ส่งอีเมล์ในเครื่องของคุณ, ตารางการทำงาน, บันทึกช่วยจำรวมถึงรายชื่อทั้งหมดที่อยู่ในลิสท์ ก็สำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากัน และอาจจะสำคัญที่สุดด้วยหากคุณใช้งาน Outlook อยู่เป็นประจำสม่ำเสมอ
วิธีการแบ็คอัพไฟล์ข้อมูลใน Outlook 2013 ก็ไม่มีอะไรซับซ้อนยุ่งยากและสามารถจัดการด้วยตัวคุณเองได้ เพียงลองทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังต่อไปนี้ครับ
1. เรียกโปรแกรม Microsoft Outlook 2013 จากนั้นไปที่เมนู คลิ้กที่ File จากนั้นคลิ้กที่ Import/Export เสร็จแล้วให้คลิ้กที่ปุ่ม Outlook ดำเนินการต่อโดยคลิ้กที่ Export ตรงส่วนของ File จากนั้นคลิ้กที่ Next
2. จะปรากฏป๊อปอัพขึ้นมาให้เลือกว่าจะเซฟอีเมล์ของเราในรูปแบบใดระหว่างโฟลเดอร์จัดเก็บเอกสารส่วนตัว (Personal Folder) หรือจัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ .pst เมื่อเลือกแล้วจากนั้นก็คลิ้ก Next
3. จะปรากฏป๊อปอัพหน้าต่างขึ้นมาเพื่อให้เราเลือกโฟลเดอร์ปลายทางในการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลแบ็คอัพ แนะนำว่าให้ทำการสร้างโฟลเดอร์ไว้ใน drive ที่ต้องการจัดเก็บพร้อมกับตั้งชื่อที่คุณสามารถจำได้ด้วยนะครับ จะเป็นในคอมพิวเตอร์ของคุณเอง หรือ External Hard Drive หรือแฟลชไดรฟ์ก็ได้ เช่น สร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่ชื่อว่า Backup_Outlook_2013 ในไดรฟ์ D เมื่อเข้าสู่ขั้นตอนนี้ ก็ให้เข้าไปเลือกโฟลเดอร์ที่คุณตั้งไว้แล้วได้เลย
4. ทำการ export ไฟล์ข้อมูลจากอีเมล์ใน Outlook 2013 ซึ่งจะปรากฏเงื่อนไขให้เลือกด้วยว่าจะ export ไฟล์ข้อมูลอย่างไร จากนั้น ในทุกๆ ครั้งที่คุณต้องการแบ็คอัพไฟล์ข้อมูลจาก Outlook 2013 ก็เพียงเข้าไปจัดการที่ Import/Export แล้วทำตามขั้นตอนที่ว่ามาข้างต้นในโฟลเดอร์เดียวกันครับ
อีกวิธีหนึ่งในการแบ็คอัพไฟล์ข้อมูลจาก Outlook 2013 ที่น่าสนใจคือการแบ็คอัพไฟล์ข้อมูลไว้ในระบบจัดเก็บบนกลุ่มเมฆ หรือ cloud storage ซึ่งผู้ใช้งาน Outlook 2013 ภายใต้ Online Office Suite ของ Office 365 ก็จะมีบริการนี้จัดมาให้ใช้พร้อมกันอยู่แล้ว แต่ผู้ใช้ Outlook 2013 ประเภทโปรแกรมแยกใช้ แต่สนใจจะจัดเก็บไฟล์ในแบบ cloud บ้าง ก็สามารถสมัครใช้งานกับผู้ให้บริการ อย่างเช่น backblaze ซึ่งก็จะมีให้เลือกตามแพคเกจกันไป ซึ่งข้อดีของการจัดเก็บข้อมูลแบ็คอัพบน cloud นี้ก็คือ พื้นที่การจัดเก็บมีมากมายมหาศาล เพราะผู้ใช้งานสามารถเลือกแพคเกจแบบ unlimited ได้ ซึ่งก็น่าจะเป็นที่นิยมอย่างแพร่หลายในอนาคตอันใกล้อย่างแน่นอนครับ
ลิขสิทธิบทความของ 2beshop.com
ผู้แทนจำหน่าย Microsoft Office365
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น