ใครที่ใช้งาน Microsoft Excel ย่อมหนีไม่พ้นการใช้เพื่อสร้างสูตรคำนวณนู่นนี่นั่นกันทุกราย หลายคนจากที่ไม่เคยสร้างสูตรได้ เพราะความเข้าใจว่าเป็นอะไรที่แค่คิดก็ปวดหัวแล้ว บวกกับ Microsoft Excel เวอร์ชั่นแรกๆ ค่อนข้างจะมีฟังก์ชั่นคำนวณสูตรที่ยุ่งยากพอสมควร แต่ไมโครซอฟท์ก็ได้พัฒนาการสร้างสูตรให้ใช้งานง่ายขึ้น ตอบสนองผู้ใช้งานมากขึ้น
เช่นเดียวกันครับ ใน Office 365 ก็ได้เพิ่มการปรับแต่ง Microsoft Office ให้ใช้งานง่ายยิ่งขึ้่นไปอีก โดยเฉพาะฟังก์ชั่นการสร้างสูตรที่มีฟังก์ชั่นบิลท์อินเข้ามาเสริม ทำให้การคำนวณสูตรต่างๆ บน Microsoft Excel เป็นอะไรที่สำเร็จรูปมากยิ่งขึ้น
แต่ก่อนนั้นการจะคำนวณสูตรใดๆ เราก็จะต้องไปตั้งค่าในเซลล์ และเราก็จะพบกับความน่าแปลกปนน่าเบื่อพอสมควร ที่โปรแกรมมักจะไม่โชว์การตั้งค่าคำนวณที่เราสร้างในเซลล์นั้นๆ เลย แต่จะแสดงผลลัพธ์จากการใส่ค่าสูตรเท่านั้น จึงเป็นปัญหาสำหรับคนที่จำเป็นต้องสร้างสูตรเพื่องานนำเสนอด้วย และที่หลายๆ คนน่าจะเจอบ่อยก็คือ เวลาใส่ค่าลงไปในเซลล์ แม้จะเปลีย่นตำแหน่งเซลล์ไปแล้ว แต่หากเราให้โปรแกรมคำนวณสูตรให้โดยใช้ AutoSum ก็จะได้ผลลัพธ์เหมือนกับค่าตั้งในเซลล์อื่นด้วยซะอย่างนั้น!
มาดูฟังก์ชั่นการคำนวณสูตรฉบับปรับปรุงใหม่บน Office 365 กันครับ จะเห็นว่ามีสูตร built-in เพิ่มเข้ามาเยอะพอสมควร แล้วแบบไหนจะใช้อย่างไร
1. ในแท็บ Formulas จะมีแผนคำนวณสูตรที่เป็นฟอร์มสำเร็จรูปมาให้เราใช้มากขึ้น อย่างเช่นสูตรคำนวณค่าเฉลี่ยสำเร็จรูป (Average) ซึ่งเป็นที่นิยมใช้กันในการสร้างสูตรบนใบงาน เช่นในตัวอย่าง เราจะสร้างสูตรในการคำนวณหาค่าใช้จ่ายการท่องเที่ยวตลอดทั้งปี โดยคิดค่าเฉลี่ยออกมาเป็นรายเดือน เราก็จะต้องทำการกำหนดตัวตั้งในการคำนวณคือจำนวนเดือนและมูลค่าการใช้จ่าย ก็ใช้หมวด Average ในฟังก์ชั่น AutoSum ส่วนในเซลล์ก็พิมพ์ชื่อเดือนลงไปว่า January แล้วลองคลิ้กที่มุมล่างขวาของเซลล์ให้ลูกศรเป็นเป็นกากบาท จากนั้นคลิ้กลากกากบาทลงมาด้านล่าง ก็จะปรากฏ hover help เป็นจอเล็กๆ คอยบอกเราว่าตำแหน่งที่เราลากลงไปนั้นถึงเดือนไหนแล้ว ซึ่งก็จะไปจบที่เดือน “ธันวาคม” โดยอัตโนมัติ
2. หลังจากเราใช้หมวด Average ตั้งค่าเดือนออกมาให้เราครบถ้วนโดยอัตโนมัติแล้ว ก็มาใส่ค่า value หรือจำนวนเงินคิดเป็นมูลค่า โดยวางเคอร์เซอร์ไปที่เซลล์ที่เราต้องการใช้สูตร จากนั้นก็สลับไปที่แท็บ Home จากนั้นลากลูกศรเมาส์ไปที่ปุ่ม AutoSum แล้วเลือกสูตรตั้งค่าเป็น Average (ถ้าหาปุ่ม AutoSum ไม่พบ ก็ไม่ต้องตกใจครับ ให้เลือกปุ่มสัญลักษณ์เครื่องหมาย ∑ ได้เลย)
3. ตั้งค่าการผันแปร (range) โดยในแผ่นงานที่เห็นในภาพจะเห็นว่า ค่าเฉลี่ยของจำนวนเงินที่คิดเป็นมูลค่าได้ถูกคำนวณออกมาตามสูตร built-in ที่กำหนดด้วย AutoSum เรียบร้อยแล้ว
4. เลือกเคอร์เซอร์ขึ้นมาหนึ่งอันในเซลล์เปล่า แล้วกด Enter จะเห็นค่าเฉลี่ยที่ใช้สูตรคำนวณปรากฏออกมา
5. วิธีการใช้ฟังก์ชั่นนับจำนวน ฟังก์ชั่นนับจำนวนจะหาได้ด้วยการตั้งค่า =COUNT
6. การใช้ฟังก์ชั่นหาผลลัพธ์สูงสุด-ต่ำสุด หาได้ด้วยการตั้งค่า =MAX และ =MIN
7. การใช้ฟังก์ชั่นเรียงลำดับ ในกรณีที่เราต้องการจัดอันดับหลังจากใช้ฟังก์ชั่นหาผลลัพธ์สูงสุด-ต่ำสุด เช่นในตัวอย่างนี้ เราต้องการจัดอันดับใหม่ ด้วยการเรียงจากเดือนที่มีค่าใช้จ่ายสูงสุดไปยังต่ำสุด ก็ทำได้โดยการวางเมาส์ไปไฮไลท์ที่ชื่อเดือนและค่าใช้จ่าย จากนั้นไปที่เมนูด้านขวาของแท็บ Home คลิ้กที่ปุ่ม Click the Sort & Filter จากนั้นเลือก Custom Sort แล้วตั้งค่าคอมลัมน์ค่าใช้จ่าย (หรือคอลัมน์ B ตามตัวอย่าง) แล้วเลือกคำสั่ง Largest to Smallest แล้วคลิ้ก OK
ลิขสิทธิบทความของ 2beshop.com
ผู้แทนจำหน่าย Microsoft Office365
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น