ในบรรดาแอพพลิเคชั่นทั้งหลายใน Office 365 ดูเหมือนว่า OneNote จะกลายเป็นพระรองที่ผู้ใช้งานมักให้ความสำคัญน้อยมากมาโดยตลอด ทั้งๆ ที่ในความเป็นจริงแล้ว OneNote ได้รับการพัฒนาให้เป็นผู้ช่วยชั้นดีมีบทบาทต่องานเอกสารอย่างเต็มตัว แต่ด้วยความเคยชิน OneNote ก็เลยยังเป็นเพียงแค่โปรแกรม “Notepad” ในสายตาของผู้ใช้งานทั่วไปอยู่ดี
เหตุนี้จึงทำให้ Office 365 ยกเครื่อง OneNote ใหม่จนไฉไลไม่น้อยทีเดียว เพราะถ้าไม่ดีจริงเขาก็คงไม่เอามาพัฒนาให้รวมอยู่ในกลุ่มแอพพลิเคชั่นเพื่อการใช้งานร่วมกันในระบบ Cloud อยู่แล้วถูกมั้ยครับ วันนี้เราเลยอยาากจะยกให้ OneNote เป็นพระเอกของงาน ด้วยการแจกแจงข้อดีของการใช้ OneNote ที่ทำอะไรต่ออะไรได้สารพัด และไม่ใช่แอพฯ ไม้ประดับ แต่อาจจะเป็นผู้ช่วยที่ขาดไม่ได้ของผู้ใช้ Office 365 อีกจำนวนไม่น้อยในอนาคตอันใกล้นี้ก็ได้
ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจกันก่อนว่า คุณสมบัติเด่นๆ ของ OneNote เพื่อผู้ใช้ Office 365 มีอะไรที่เป็นจุดขายบ้าง OneNote ถูกออกแบบมาให้สามารถซิงค์กระดาษจดข้อความไปยังหลายๆ แพลทฟอร์มที่คุณใช้งานเป็นประจำ (ซึ่งรวมไปถึง Mac OSX ก็รู้จัก OneNote แล้วด้วย), OneNote ไม่ใช่แค่มีไว้ให้เรา copy/paste แล้ว save ข้อความเข้าเครื่องอย่างที่ผ่านๆ มา แต่ยังสามารถแชร์ไปยังเพื่อนหรือแวดวงของคุณได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากกับการส่งข้อความนัดกหมายการประชุม และที่มันเทพมากก็คือ เราสามารถแทรกไฟล์เสียง, วิดีโอ, สเปรดชีทจากไฟล์ Excel, สไลด์จาก PowerPoint รวมถึงตารางแจ้งกิจกรรมใน Outlook ลงไปใน OneNote ได้แล้วในตอนนี้
พอจะทราบแล้วว่า OneNote มีดียังไง ทีนี้ลองมาดูกันครับว่าในบรรดาผู้ใช้งานจริง (ซึ่งแน่นอนว่าใครมีบัญชี Microsoft Live อยู่แล้วก็จะยิ่งดีใหญ่) เขาใช้ OneNote ทำอะไรเจ๋งๆ กันบ้าง
1. ระบบป้องกันความปลอดภัยให้กับรหัสผ่าน (Password Protection)
ฟีเจอร์ใหม่ที่เพิ่มเข้ามานี้ มองผ่านๆ หลายคนคงจะรู้สึกว่า ก็ไม่เห็นจะจำเป็นต้องมีเลย เราตั้งค่าตั้งแต่ทางเข้าระบบไว้แค่นั้นก็น่าจะเพียงพอแล้ว แต่อย่าลืมว่า OneNote ไม่ได้มีบทบาทเป็นแค่กระดาษจดข้อความอีกต่อไปแล้ว การใช้งานร่วมกับแอพฯ ตัวอื่นๆ บน Cloud แบบนี้ย่อมจะต้องมีการเชื่อมโยงกับ service หลากหลายทั้งการทำธุรกรรมทางการเงิน เอกสารที่เป็นความลับ หรือเนื้อหาที่มีลิขสิทธิ์ ไมโครซอฟท์ก็เลยรอบคอบติดฟีเจอร์นี้มาให้ด้วย ส่วนฟีเจอร์ตัวนี้ก็หาไม่ยากครับ แค่คลิ้กขวาในแท็บ section จากนั้นก็เข้าไปตั้งค่ารหัสผ่านได้เลย
2. การซิงค์ข้อมูล
ฟีเจอร์ซิงค์ข้อมูลใน OneNote ถูกออกแบบมาให้เป็นระบบออโต้เลยก็ว่าได้ เพราะระบบจะสั่งให้ไฟล์ของเราซิงค์เข้ากันเองโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเกิดขึ้น แถมการซิงค์ข้ามอุปกรณ์ก็ทำได้ง่ายมากๆ อีกทั้งออพชั่นของมันก็ไม่ได้มีอะไรที่ซับซ้อน ถือว่าเป็น syncing ที่ใช้ง่ายที่สุดเท่าที่เคยเห็นมาในหลายๆ โปรแกรมเลยครับ
3. การแชร์ลิงค์ร่วมกันในระบบ Office 365
การแชร์ลิงค์ตัวนี้เทียบไปแล้วก็คล้ายกับการแชร์ document ในกูเกิ้ลไดรฟ์ด้วยหลักการเดียวกันครับ เพราะเราสามารถแชร์ไปยังกลุ่มของเราให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้รวมถึงการแก้ไขเอกสารด้วย อีกทั้งยังใช้งานได้ทั้งออฟไลน์และออนไลน์บน OneDrive นั่นเอง
4. แทรก PowerPoint Slides ได้
การแทรกสไลด์ลงไปใน OneNote ก็ง่ายแสนง่ายอีกเช่นกัน แค่เพียง copy/paste ก็จะได้งานสไลด์ฉบับเต็มใน PowerPoint มาอยู่บน OneNote ได้แล้ว แถมยัง pin หรือติดหมุดหน้าที่ต้องการให้อยู่ตำแหน่งบนสุดได้อีกต่างหาก
5. Send To OneNote
ฟีเอจร์ตัวนี้เป็น utility ตัวหนึ่งบนทาสก์บาร์ ช่วยให้เราไฮไลท์ส่วนสำคัญใน document จากแอพฯ ตัวอื่นๆ ไปยัง OneNote ได้ ด้วยเครื่องมือจัดการที่สามารถตัดแปะหน้าจอก็ได้ หรือส่งข้อความด่วนได้
6. Spreadsheet
ความสามารถอีกอย่างหนึ่งของ OneNote ก็คือการทำหน้าที่คล้ายๆ shortcut แต่เสมือนจริง (และใช้งานได้จริง) ของแอพฯ กลุ่มdocument ตัวอื่นๆ รวมถึงการใช้งานรูปแบบตารางของ Spreadsheet ที่อยู่ใน Excel ก็ทำได้เทียบเท่ากันด้วย
7. Outlook
คุณสมบัติเด่นๆ ใน Outlook อย่างเช่นฟีเจอร์หลักที่ใช้งานควบคู่กับระบบอีเมล์บ่อยครั้งอย่างเช่นปฏิทิน, ตั้งเวลานัดหมาย หรือแม้แต่ฝากไฟล์แนบในอีเมล์ ก็ทำได้ครบถ้วนบน OneNote ซึ่งฟีเจอร์ตัวนี้จะอยู่ในเมนูของ Outlook ครับ
8. เปลี่ยนสีได้
เบื่อใช่มั้ยครับ ที่โปรแกรมจัดการเอกสารส่วนใหญ่มักไม่ใส่ลูกเล่นตรงนี้มาให้เราเลย ซึ่งก็ยังดีที่ Office 365 บังเกิดมาให้เราทันใช้ในยุคสมัยนี้ ก็เลยเป็นอานิสงส์ให้ OneNote ยังได้รับการเผื่อแผ่ฟีเจอร์ตกแต่งมาให้เราได้ใช้ด้วย ขั้นตอนคือคลิ้กขวาที่แท็บ จากนั้นก็คลิ้กที่ Properties ก็จะเจอพาเลทท์สีให้เราเลือกเปลี่ยนเอาได้ตามใจชอบ
9. บันทึกไฟล์เสียงและไฟล์วิดีโอได้
อีกหนึ่งตัวช่วยที่ทำให้งานเอกสารมีมิติมากขึ้นก็คือการเพิ่มลูกเล่นด้าน media มาให้เราใช้ใน OneNote จริงๆ แล้วเราอาจจะเคยเห็นหรือเคยใช้ฟีเจอร์นี้กันมาบ้างแล้วใน PowerPoint เวอร์ชั่นก่อนๆ แต่ OneNote ได้รับการออกแบบให้ใช้งานง่ายขึ้น มีการจัดการเพลย์เยอร์ให้เสร็จสรรพ บันทึกไฟล์ภาพ-เสียงผ่านตัวแอพเลยก็ยังได้ และการแสดงผลก็กลมกลืนกับอินเทอร์เฟซด้วย
10. เพิ่ม Checklist ได้
ฟีเจอร์นี้จะว่าเป็นของแปลกของแอพฯ ตระกูล document ก็ว่าได้ จะว่าไปก็คือการทำหน้าที่เป็นตัวช่วยจำในสิ่งที่ต้องทำหรือบรรดา to do list ทั้งหลายของเรานั่นเอง ใครอยากจะลองใช้งานดูก็หาไม่ยากครับเพราะอยู่ตรงแท็บแรกเรียกแอพฯ ขึ้นมาก็ใช้งานได้เลย
ใครที่ใช้งาน Office 365 อยู่แล้ว ก็อย่าเพิ่งมองข้าม OneNote หรือคิดว่าเป็นแค่แอพเสริม เพราะโฉมใหม่ของเขานี่ช่วยให้เราจัดการงานเอกสารได้จบในแอพเดียว ซึ่งข้อดีคือการเรียกดูหรือจัดการไฟล์จะสะดวกมากพอๆ กับใช้แท็บเล็ทเก่งๆ ตัวหนึ่งเลยก็ว่าได้ (ซึ่งก็หวังว่าใครที่มีแท็บเล็ต Surface ใช้อยู่ด้วยแล้วก็น่าจะยิ่งฟินเข้าไปอีก) หรือหากใครลองใช้ไปสักพักแล้วเห็นว่าเจ้า OneNote ยังทำอะไรเจ๋งๆ ได้อีก ก็อย่าลืมแชร์ให้พวกเราได้ตามไปทดลองใช้บ้างนะครับ
ลิขสิทธิบทความของ 2beshop.com
ผู้แทนจำหน่าย Microsoft Office365
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น