เป็นที่รู้กันดีว่า Microsoft Exchange เป็นเซิร์ฟเวอร์รองรับระบบอีเมล์ระดับองค์กรที่หลายๆ หน่วยงานให้ความไว้วางใจ แม้จะเป็นซอฟท์แวร์ที่ราคาออกจะโหดอยู่สักหน่อยท่ามกลางซอฟท์แวร์จำพวก Opensource ที่เข้ามาเป็นทางเลือก แต่องค์กรชั้นนำส่วนใหญ่ก็ยังเลือกใช้อยู่ดี แต่การมาถึงของ Office 365 ระบบปฏิบัติการซอฟท์แวร์บน Cloud กำลังเป็นอีกมิติหนึ่งที่ช่วยให้ซอฟท์แวร์เป็นที่นิยมแพร่หลายมากขึ้นเพราะแม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กและผู้ใช้งานทั่วไปก็สามารถเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ Exchange ได้แล้ว บวกกับค่าบริการที่ถูกลง เริ่มต้นเพียงแค่ 4 เหรียญต่อเดือนก็สามารถใช้งานอีเมล์บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange ได้
เมื่อเข้าถึงง่ายขนาดนี้ ในฐานะผู้ใช้งานอย่างเราๆ ก็ควรจะต้องเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเปิดบัญชีผู้ใช้งานบน Exchange กันบ้างแล้ว
ตั้งค่า domain name
1. ก่อนจะสร้างบัญชีผู้ใช้ ควรจะศึกษาภาพรวมของซอฟท์แวร์ Office 365 ใน Admin Center ก่อนว่ามีคุณสมบัติและการใช้งานอย่างไรบ้าง โดยเข้าไปที่ https://portal.microsoftonline.com ก็จะพบกับหน้า Dashboard ซึ่งรวม services ต่างๆ ในชุดซอฟท์แวร์ Office 365 ไว้ในนั้นแล้ว
2. เตรียมสร้าง domain name ของคุณเอง ซึ่ง domain name นี้จะเป็นเหมือนทางเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ตเพื่อให้บัญชีผู้ใช้ของคุณเข้าถึงองค์รวมของ Office 365 ได้ วิธีการสร้าง domain name มีด้วยกันดังนี้คือ
- กรณีที่ได้ทำการ register ตัว domain name ไว้แล้ว ให้คลิ้กที่ Add a domain ซึ่งคุณจะต้องทำการ log in ด้วย domain นี้สำหรับจัดการบัญชีผู้ใช้ Office 365 ไปจนตลอดอายุการใช้งาน
- กรณีที่ยังไม่มี domain name หรือต้องการสมัคร domain name ใหม่เพิ่มเติม ให้คลิ้กที่ Buy a domain เพื่อทำการสั่งซื้อ domain name ใหม่ ระบบบัญชีผู้ใช้ของ Office 365 นั้นเราสามารถสร้าง domain name ใหม่ได้ไม่จำกัด โดย 1 domain name ก็จะเท่ากับ 1 บัญชีผู้ใช้ ซึ่งหากมี domain name ใดที่ไม่ได้ใช้งานเป็นเวลานานๆ หรือต้องการสร้างเก็บไว้ใช้ในอนาคต ก็สามารถเข้าไปตั้งค่าสถานะโดเมนเป็น inactive ได้ หรือ remove ออกได้เมื่อไม่ต้องการใช้งานโดเมนนั้นๆ แล้ว
การตั้งค่าและลำดับความสำคัญของผู้ใช้งาน หลังจากเราเช็ค domain name ว่าพร้อมสำหรับการใช้งานแล้ว ก็ต้องตั้งค่าผู้ใช้งาน หรือผู้ดูแลระบบบนเครือข่าย Office 365 ของเรา โดยขั้นตอนนี้ให้คลิ้กที่ Users and Groups ในแถบตัวเลือกทางซ้าย โดยขณะที่เรา log in เข้าระบบ จะแสดงบัญชีผู้ใช้เฉพาะ log in ของเราเท่านั้น ให้ดูที่ปุ่มเครื่องมือทั้ง 4 ปุ่มบน Display Name ซึ่งแต่ละปุ่มจะทำหน้าที่แตกต่างกันไป คือ ปุ่ม + สำหรับเพิ่มจำนวนผู้ใช้ 1 บัญชี, ปุ่ม สำหรับเพิ่มจำนวนผู้ใช้คราวละหลายคน, ปุ่ม สำหรับกรองลำดับความสำคัญของผู้ใช้ และปุ่ม สำหรับค้นหาบัญชีผู้ใช้ทั้งหมด
การสร้างบัญชีผู้ใช้แบบรายบุคคล (one user at a time)
การสร้างบัญชีผู้ใช้แบบรายบุคคลก็เพื่อช่วยให้ง่ายต่อการจัดลำดับและคัดกรองผู้ใช้ได้ง่ายขึ้น ทำได้โดยคลิ้กที่ไอค่อน Plus จากนั้นทำการใส่ค่า New User โดยเลือกที่ Details ซึ่งระบบก็จะให้เราใส่ค่าเบื้องต้นทั่วไปของผู้ใช้งาน หากเรียบร้อยแล้วคลิ้ก Next
ในหน้าถัดไปคือ Settings ให้เราเลือกกำหนดว่าจะอนุญาตให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบ Office 365 ขององค์กรหรือไม่ และอย่าลืมเลือกค่า location ให้ผู้ใช้งานด้วย จากนั้นคลิ้ก Next
ในหน้าถัดไปคือ Licenses ซึ่งจะให้ทำการเลือก services ต่างๆ ในชุดซอฟท์แวร์ Office 365 ที่อนุญาตให้ผู้ใช้งานเข้าถึง เมื่อเลือก services ให้กับผู้ใช้งานแล้ว คลิ้ก next
ในหน้าถัดไปคือ Send Results ระบบจะให้เรากรอกอีเมล์ของผู้ใช้งานที่เราได้ตั้งค่าไว้ก่อนหน้านี้ เพื่อทำการส่ง login และรหัสผ่านไปให้ผู้ใช้งานทางอีเมล์ หากยืนยันการส่งให้คลิ้ก create เพื่อให้ระบบสร้าง login และรหัสผ่านให้กับผู้ใช้ หากเรียบร้อยแล้วคลิ้ก finish
การสร้างบัญชีผู้ใช้แบบกลุ่มใหญ่
ในการจัดการระดับองค์กร แน่นอนว่าย่อมต้องมีผู้ใช้งานระบบเป็นจำนวนมาก การจะสร้างบัญชีผู้ใช้แบบเป็นคนๆ จึงเป็นเรื่องน่าเสียเวลา ระบบจัดการผู้ใช้ของ Exchange จึงมีฟังก์ชั่นการจัดการผู้ใช้แบบกลุ่มใหญ่ที่สามารถเก็บ log ของผู้ใช้ไว้ในรูปแบบของไฟล์ .csv บน Microsoft Excel ทั้งรายชื่อผู้ใช้ ตำแหน่ง และหน่วยงานที่สังกัด เป็นต้น
วิธีนี้ให้ทำการตั้งค่าโดยไปที่ Users and Groups –>คลิ้กที่ไอค่อน Bulk Add –> เลือก select file เพื่อทำการ browse ไฟล์ .csv ที่ได้ทำการเก็บรายละเอียดผู้ใช้งานไว้ก่อนหน้านี้ จากนั้นคลิ้ก next เข้าสู่การ verification ซึ่งหากบัญชีผู้ใช้ผ่านการตรวจสอบจะแสดงผลเป็น users that passed verification หากไม่ผ่าน ก็จะแสดงผล error ออกมา ซึ่งสามารถ back กลับไปทำการแก้ไขได้
หากบัญชีผู้ใช้ผ่านการตรวจสอบ ขั้นตอนต่อไปคือตั้งค่า settings โดยเข้าไปกำหนดว่าจะอนุญาตให้ผู้ใช้งานเข้าถึงระบบหรือไม่
